Menu

user_mobilelogo

Først og fremmest - tak for din opmærksomhed.

Pga. corona er vi alle i en situation, hvor vi bliver nødt til at omstille os. Det stiller nye krav til os, bl.a. at vi i højere grad skal kommunikere på andre måder end vi er vant til. Vi administrerer og drifter fjernvarmeselskaber, og vi afholder flere af bestyrelsesmøderne online i disse måneder. Det har givet os nogle erfaringer, som vi gerne vil dele med dig. Vi vil dele flere tips i de kommende uger, som vi håber du kan bruge dem.  

 

1. Overvej dit valg af kommunikationskanal

 online 942410 960 720

 

Når du skal vælge, hvilken kommunikationskanal du vil anvende til dit online bestyrelsesmøde, er det vigtigt at inddrage resten af bestyrelsen i dit valg. Først og fremmest skal du have afklaret om det er i orden, at mødet afholdes online, og dernæst skal du afklare, hvilke kommunikationskanaler alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at deltage i. På den måde kan du afstemme, hvorvidt du skal vælge en online kanal der er skriftlig eller mundtlig. Det er nødvendigvis ikke alle, der har mulighed for at afholde virtuelle møder i Zoom eller i Teams eller føler sig trygge ved det. Dette kan virke som en bagatel, men det er yderst vigtigt, hvis man vil facilitere et møde, hvor alle deltager aktivt og kan afgive svar på relevante punkter i dagsordenen. På denne måde får du den bedste start for dit online bestyrelsesmøde.  

Når du har valgt din kommunikationskanal, kan det være en god idé at opstille nogle spilleregler for, hvordan kommunikationen skal foregå. 

 

2. Sæt spilleregler for kommunikationen

chess 3325010 640

 

Hvilke spilleregler du skal opstille, afhænger af den kommunikationskanal du har valgt.

I den mundtlige kommunikationskanal er det vigtigt, at du er en god mødeleder og kan facilitere et møde, hvor man ikke snakker i munden på hinanden eller undgår længerevarende pauser, fordi ingen siger noget. Du kan aftale med bestyrelsesmedlemmerne, at mute funktionen tændes, når man ikke har taletid. Aftal at bruge chatfunktionen eller håndsoprækning til spørgsmål undervejs. For at undgå at få personer dominerer samtalen, kan du sætte begrænsninger på, hvor mange gange man må komme med sine synsvinkler på et emne. Stil eventuelt direkte spørgsmål til de bestyrelsesmedlemmer, der ikke siger noget. På den måde sikrer du, at alle bliver hørt. Sidst men ikke mindst er det også vigtigt, at du sætter rammer for, hvornår bestyrelsesmedlemmerne registreres som tilstedeværende. Er det gennem lyd- eller skriftlig bekræftelse?       

Hvis du vælger den skriftlige kommunikationskanal, fx e-mail, er det vigtigt, at du er god til at kommunikere dit budskab klart og tydeligt. Et tip kan være, at du starter med at skrive dit budskab i din e-mail, så det ikke ”drukner” i en lang, forklarende tekst. Udover at kommunikere klare budskaber, er det vigtigt, at processen er gennemsigtig. Her er det vigtigt, at du fra start beskriver, hvordan mødet gennemføres skriftligt, så alle bestyrelsesmedlemmer er orienteret. For at understøtte den gennemsigtige proces, kan du vælge en taktik, hvor du svarer alle, når du besvarer en e-mail, der vedrører mødet. Et sidste tip er, at du kan sætte en deadline for besvarelse, for at få hurtigere tilbagemeldinger.

 

3. tip – Hvad skal du være opmærksom på, når du udarbejder en dagsorden?

writing 1149962 640

 

Når du skal udarbejde din dagsorden, er det vigtigt, at du gør det i god tid og orienterer om eventuelle ændringer. På den måde har bestyrelsesmedlemmerne tid til at forberede sig. Vi sender dagsordenen ud minimum en uge inden mødet afholdes.

Punkterne på dagsorden fungerer som rettesnor og guider jer igennem mødet. Det er derfor vigtigt, at punkterne er sigende. Det betyder, at du laver en overskrift til dit punkt, og tilføjer en uddybende tekst, der forklarer, hvad punktet dækker. Et punkt med en overskrift ”Undersøgelse af takster” siger intet om, hvad punktet reelt dækker. Det er derfor vigtigt, at du forklarer, hvad du mener, når du skriver ”Undersøgelse af takster”. Her er det også vigtigt, at du er opmærksom på dit ordvalg og den målgruppe, du kommunikerer til. Er der eventuelt nogle ord, der skal uddybes, så alle forstår det og forstår det på samme måde? Det er især en vigtig overvejelse, når du afholder dit bestyrelsesmøde online.

Når du har skrevet din uddybende tekst, så lav en handlingsanvisning til bestyrelsen. Er det en orientering, drøftelse, beslutning eller noget andet? Det er vigtigt, at du formulerer dig meget præcist, så bestyrelsesmedlemmerne ikke kan være i tvivl om, hvad der skal træffes beslutning om. På den måde får du også den tilbagemelding, som du har behov for at komme videre. 

 

4. tip – Få flere til at reagere på dine mails

mail 2237468 640

 

Hvis du har valgt en skriftlig kommunikationskanal, kan det til tider være svært at få de nødvendige tilbagemeldinger. I dag bombarderes vi med informationer og mails, og det er derfor ikke mærkeligt, hvis din mail drukner i massen. Vi vil derfor dele nogle tips til, hvad du kan gøre for at få din mail frem i lyset, så du får de tilbagemeldinger, som du har behov for.

Først og fremmest kan du sætte en deadline for tilbagemeldingen. Ved at sætte en deadline har du skabt en bagkant, og det giver dig mulighed for at sende en venlig påmindelse ca. 2 dage før deadline til dem, der endnu ikke har svaret. Det skaber ofte flere tilbagemeldinger. Et andet tip er at tjekke, hvordan din mail ser ud i indbakken, dvs. overskrift og emnelinje. Det er vigtigt at både overskriften og emnelinjen er sigende og indbyder til handling, dvs. et klik. Et tredje tip er at skrive i personlige termer, dvs. at du bruger modtagerens navn, når det er muligt i mailen. Sidst men ikke mindst kan du vælge at fremhæve den handling, som du gerne vil have modtageren til at gøre.

Et andet alternativ er at tydeliggøre fra start, at hvis man ikke melder tilbage, betyder det, at man ikke har nogle indsigelser til dagsordenen, og man erkender sig enig med alle punkter.

 

5. tip – lav dit bedste referat

Nu er det blevet tid til, at du skal lave dit referat.

I dit referat er det vigtigt, at du opsamler alle kommentarer og beslutninger til hvert punkt i din dagsorden. Lav dit referat i korte og præcise sætninger. Det er vigtigt, at beslutningerne fremhæves, og ikke drukner i en lang beskrivelse.

Et andet tip er at skrive i neutrale vendinger. Det er ikke formålet med referatet at fremhæve egne meninger.

Et tredje tip at notere navnet på den, der har haft særlige kommentarer eller bemærkninger.

Sidst men ikke mindst skal du sende referatet ud til bestyrelsesmedlemmerne, og få deres underskrift. Vi har i denne tid kørt en løsning, hvor bestyrelsesmedlemmerne har haft mulighed for at underskrive via en online portal.